Słuchanie jest jednym z najważniejszych (i darmowych!) narzędzi w komunikacji wewnętrznej. Nie bez powodu mamy dwoje uszu i jedne usta. Grupa fokusowa to potężna rozmowa prowadzona przez niezależnego i neutralnego facylitatora, pomagająca zebrać opinie i spostrzeżenia.
Dzięki grupom fokusowym możemy uzyskać opinie na temat programów pilotażowych, sprawdzić puls w miejscu pracy po zmianie organizacyjnej oraz otrzymać istotne uzupełnienie wyników badań ilościowych. Na fokusach wyjdzie to, czego nie złapie żadna ankieta. Wyniki grup fokusowych mogą być istotnymi czynnikami wpływającymi na projektowanie doświadczeń komunikacyjnych.
Dlatego warto je robić! Ale żeby przynosiły zamierzony efekt, trzeba wiedzieć, jak je prowadzić. Przygotowanie do grupy fokusowej i stworzenie scenariusza tego spotkania, to kluczowa aktywność, która determinuje jego sukces.
- WYJAŚNIJ CEL
Wyraźnie określ, co chcesz osiągnąć po sesji i jaki jest pożądany wynik. Poinformuj, co stanie się z zebranymi opiniami i nakreśl plan dalszych kroków. Jasność co do celu i dalszych kroków jest punktem wyjścia do budowania zaufania.
- STWÓRZ OGÓLNE ZASADY
Przekaż ogólne zasady spotkania:
- Facylitator jest neutralny
- Każdy mówi, każdy słucha, każdy jest szanowany
- Zasada Las Vegas – „Co się dzieje w Vegas, zostaje w Vegas”
Pamiętaj, że jako facylitator nie możesz aktywnie uczestniczyć w dyskusji. Twoją rolą jest zarządzanie rozmową, zadawanie pytań, upewnienie się, że wszyscy uczestnicy są włączeni i reagowanie odpowiednio na sytuacje.
Tip: Nikt nie lubi, kiedy coś mu się narzuca. Za to każdy chce mieć wpływ. Pozwól grupie uczestniczyć w tworzeniu zasad ogólnych.
„Co dodałabyś/dodałbyś do tej listy?”
„Czy jest coś jeszcze warte dodania?”
„Czego tu brakuje?”
- ZAPLANUJ AKTYWNOŚĆ OTWIERAJĄCĄ
Jednym z najbardziej wnikliwych cytatów, które usłyszałam podczas Szkoły Facylitatorów, jest to, że każde spotkanie wiąże się z jakimś rodzajem napięcia. Rolą facylitacji jest minimalizowanie go. Rozpocznij spotkanie czymś lekkim, aby przełamać lody i pozwolić napięciu zniknąć. Warto, aby przed spotkaniem dowiedzieć się, jaka atmosfera panuje w grupie uczestników i z jakimi nastrojem jako grupa będą zaczynać. Od tego zależy, jakie aktywności dobierzemy na początek. Inaczej projektujemy aktywność otwierającą wśród osób, które się znają, inaczej dla tych, którzy są dla siebie obcy. Inaczej będziesz planować spotkanie w grupie, w której panuje konflikt, a inaczej dla ludzi, którzy się lubią. Nie podam Ci konkretnych rozwiązań, podpowiem tylko, że warto wejść w buty takiego uczestnika i zastanowić się, jak niechciałby się czuć podczas takiego spotkania i co mu pomoże się otworzyć i wokół tego budować aktywności.
Grupa fokusowa to format, w którym ludzie często omawiają wrażliwe tematy, dlatego tworzenie warunków, w których czują się komfortowo i bezpiecznie, jest kluczowe dla sukcesu spotkania.
- ZADAWAJ PYTANIA I TWÓRZ PRZESTRZEŃ DO DYSKUSJI
Przedstaw temat, nad którym będziecie pracować. Rozpocznij dyskusję, zadając otwarte pytania. Pozwól uczestnikom najpierw pomyśleć i nie bój się ciszy. W ciszy ludzie zbierają myśli, pozwól im na to i wytrzymaj dyskomfort związany z doświadczeniem ciszy. Mówi się, że potrzeba minuty na to, aby ktoś z uczestników zabrał głos. Jakie pytania zadawać?
Zacznij od ogólnych:
Jakie są twoje refleksje na temat tematu dyskusji?
Co myślisz o tym temacie? Jak to jest z (tenat dyskusji)?
Przejdź do pogłębionych:
To interesujące, czy możesz podzielić się więcej?
Co konkretnie masz na myśli?
Czy możesz to rozwinąć?
To inna perspektywa. Jestem ciekawy, aby usłyszeć więcej.
Tip: Staraj się unikać pytań „dlaczego”. Mają one ton oceniający i powodują, że ludzie zamykają się na dyskusję.
„- Dlaczego to zrobiłeś?” brzmi zupełnie inaczej niż: „- Pomóż mi zrozumieć, jaki był powód twoich decyzji?”
- PODSUMOWANIE
Podsumuj spotkanie i jego rezultaty. Ponownie poinformuj o dalszych krokach. Podziękuj uczestnikom za ich wkład. Spotkanie jest zakończone, ale tylko dla uczestników. Twoja praca nie kończy się, gdy zamykasz sesję! Kluczowe jest dotrzymanie danego słowa co do dalszych kroków.
Grupy fokusowe dotykają wrażliwych tematów, ludzie otwarcie dzielą się swoimi myślami, ponieważ ci ufają. Nie pozwól im stracić tego zaufania i pamiętaj: „Zaufanie wchodzi po schodach, a zjeżdża windą”
Tip: Zaufanie to krucha materia i czasem zupełnie nieświadomie możemy wpływać na czyjś dyskomfort i małe poczucie bezpieczeństwa psychologicznego swoją postawą. Podczas grup fokusowych, staram się siedzieć i być na tym samym poziomie co uczestnicy, kiedy rozmowa wkracza na wrażliwe i trudne tematy. Fakt, że siedzę, a nie stoję, sprawia, że rozmowa staje się bardziej partnerska i mniej hierarchiczna - uczestnicy nie czują, że ktoś „patrzy na nich z góry” w dosłownym i przenośnym sensie.
O grupach fokusowych i ich prowadzeniu można napisać wiele, dlatego ten tekst to tylko wstęp, a w kolejnych materiałach będę się dzielić swoim doświadczeniem i konkretnymi sytuacjami z sali warsztatowej.
Do następnego!
PS. Mój blog nie ma funkcjonalności umożliwiającej komentowanie, dlatego jeśli chcesz mi coś napisać, użyj mejla. Na wszystkie odpowiadam 🫶
Dołącz do jedynej takiej społeczności
Comms Besties to miejsce wsparcia i rozwoju dla osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną w firmach.
