- “Hej Magda, moi pracownicy źle oceniają komunikację w zespole. Możesz mi pomóc coś z tym zrobić?”
- Pewnie, porozmawiajmy. Jak wygląda komunikacja w Twoim zespole? Jak często macie spotkania zespołowe?
- “Mam w zespole 11 osób. Spotykam się z nimi 1:1 raz w tygodniu.”
- A spotkania zespołowe?
- “Nie mam już na nie czasu.”
👉11 godzin tygodniowo na spotkania indywidualne.
👉0 godzin na rozmowę zespołową.
Kurtyna.
Z moich rozmów z menedżerami wynika, że spotkania indywidualne stają się domyślną formą komunikacji, a spotkania zespołowe spadają z radaru jako “za długie” i “chaotyczne”.
A przecież to na forum zespołu buduje się wspólne zrozumienie celów i priorytetów. To tam widać, gdzie się rozjeżdżamy. To tam rodzi się odpowiedzialność zespołowa, nie tylko indywidualna.
No co tu dużo gadać – 11 godzin tygodniowo na indywidualne spotkania to sporo czasu, ale jeśli przy tym zespół nie wie, co robią inni, albo każdy idzie w swoją stronę, cała ta indywidualna troska niewiele da. Dwie godziny zespołowego spotkania przy dobrym planie i konkretnych celach mogą przynieść dużo większy pożytek niż malowanie portretów każdego z osobna.
Dlaczego zespół potrzebuje spotkań grupowych?
- Wspólna wizja i priorytety
W indywidualnych spotkaniach każdy gada o swoich problemach, ale jeśli nie ma momentu, żeby wszyscy w jednym miejscu usłyszeli, dokąd firma/zespół zmierza, każdy zaczyna płynąć własnym prądem. Te dwie godziny na spotkanie zespołu zbierają wszystkich w jednym temacie i minimalizują bałagan informacyjny.
- Koordynacja i współpraca
Wychodzisz z założenia, że skoro poruszamy indywidualne tematy, to wszystko gra. I może gra, ale na 1:1 ludzie nie nie usłyszą, że sąsiad z biurka obok pracuje nad podobnym problemem, a na spotkaniu zespołu już tak. Team meeting to dobra okazja do wymiany doświadczeń, wiedzy a co za tym idzie budowania więzi.
- Budowanie kultury i zaangażowania
Spotkania indywidualne bez zespołu są potrzebne, ale jeśli nie ma balansu, pracownik czuje się trochę jak w windzie jeden na jednego. W zespole widzi, że nie jest sam, może publicznie podzielić się sukcesem i frustracją.
Co jest bardziej efektywne?
- Dwie godziny zespołu przy dobrym prowadzeniu z konkretną agendą, punktami do omówienia i faktycznym wyciąganiem wniosków – daje większy zwrot z inwestycji niż spędzenie 11 godzin tylko jeden na jednego, gdzie mimo najlepszych chęci w kółko rozmawiacie o tym, że „brakuje czasu na spotkania zespołu”
- 1:1 ma sens, jeśli wiesz, że ktoś ma realny problem z zadaniami, blokady, rozwój, feedback. Tylko że te indywidualne tematy i tak warto potem przenieść na forum zespołu w formie ogólnej dyskusji.
Skąd ta niechęć do spotkań zespołu?
Powody mogą być różne - lęk przed chaosem i nieumiejętnością "utrzymania" grupy w ryzach. Lęk przed ciszą. Poczucie większej kontroli w rozmowie 1:1.
Moje tipy:
- Ustal strukturę i cel - określ, co jest ważne dla Ciebie w tych spotkaniach, przegadaj z zespołem, jakie tematy byłby dla nich ważne, osadź strukturę w ramach czasowych - część spotkania poświęć na update liderski, część na dzielenie się wiedzą i współpracę, część na wyrażenie uznania i docenienie, część na pytania zespołu.
- Oddaj odpowiedzialność za prowadzenie spotkań członkom zespołu - nie musisz wszystkiego robić sam/sama. Rotacyjny system prowadzenia spotkań zdejmuje z ciebie obowiązek przygotowania do niego za każdym razem i tworzy odpowiedzialność w zespole. Pracownicy przestają być widzami, którzy przychodzą z popcornem na film, którego nie chcą oglądać. Zamiast tego są odpowiedzialni za tworzenie ramówki. To naprawdę zmienia dynamikę.
- Pokazuj wartość – wyciągaj wnioski i działaj
Ludzie zniechęcają się, bo słyszą: „O nie, kolejne zebranie, nic z tego nie wynikało”. Jeśli po każdym spotkaniu zespół zobaczy konkretne działania - że łatwiej dogadać współpracę, realne wsparcie w konkretnym problemie - szybko przekonają się, że warto w nich uczestniczyć.
- Dawaj wybór formy
Niech pracownicy sami zgłoszą, jakie tematy wolą poruszyć w 1:1, a co lepiej omówić w grupie. Część spraw indywidualnych zrób 1:1, a szeroko pojętą koordynację grupową – w teamie.
Komunikacja liderska zaczyna się od spotkań zespołu.
Lider, który rozmawia tylko 1:1, buduje relacje. Lider, który potrafi zebrać ludzi wokół wspólnego kierunku, buduje zespół. Jedno i drugie jest potrzebne, dlatego nie rezygnuj z team meetingów. Spotkanie zespołowe to nie „kolejny call”. To moment, w którym synchronizujecie zegarki, ustawiacie priorytety, prostujecie nieporozumienia. Tam powstaje odpowiedzialność zbiorowa – ta, której nie da się wynegocjować w 11 oddzielnych rozmowach.
Możesz dalej inwestować 11 godzin tygodniowo w indywidualne rozmowy i dziwić się, że komunikacja kuleje. Albo możesz zainwestować 2 godziny w mądrze poprowadzone spotkanie zespołu i zobaczyć, jak nagle ludzie zaczynają mówić jednym językiem. A komunikacja liderska wzrasta na forum, nie w izolacji.
Wzmacnianie umiejętności prowadzenia efektywnych spotkań to kompetencje, które powinna posiadać każda osoba prowadząca zespół. Warto się tego uczyć, bo to umiejętność, którą można rozwijać.
Dołącz do jedynej takiej społeczności
Comms Besties to miejsce wsparcia i rozwoju dla osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną w firmach.
