W raporcie Gallagher Employee Communications Report 2025, opartym na odpowiedziach ponad 2000 osób z 55 krajów, 38% respondentów określiło swój poziom stanowiska jako individual contributor – czyli osobę, która nie zarządza zespołem. Co więcej, wśród osób należących do profilu Survivors szczególnie często pojawiają się właśnie individual contributor pracujący w dużych organizacjach, liczących ponad 10 tys. pracowników. To grupa, która mierzy się z ograniczonymi strukturami, brakiem kierunku i wsparcia oraz koniecznością działania w dużej mierze reaktywnie. Jak odnaleźć się w takiej roli, nie próbując udowodnić wszystkim, że możemy zrobić wszystko?
‍

O tym, jak wygląda praca solo od środka i bez lukru, rozmawiam z Olgą, która przez lata rozwijała się w komunikacji zewnętrznej, a następnie zdecydowała się poszerzyć swoje doświadczenie o komunikację wewnętrzną.
‍

‍

„Daj sobie rok”. Nie musisz od razu wszystkiego wiedzieć

‍

Magda: Zacznijmy od początku. Jak trafiłaś do komunikacji wewnętrznej? To był świadomy wybór czy raczej okoliczności?

Olga: Zaczynałam przede wszystkim w komunikacji zewnętrznej. Przez lata pełniłam różne role, w tym również jednoosobowe. Po około dziesięciu latach poczułam jednak, że brakuje mi doświadczenia w komunikacji wewnętrznej. Chciałam spróbować czegoś nowego i lepiej zrozumieć, jak działa komunikacja w całej organizacji. Z perspektywy czasu uważam, że to był bardzo dobry krok. Komunikacja wewnętrzna jest mocno związana z biznesem i strategią, a doświadczenie z komunikacji zewnętrznej bardzo pomogło mi odnaleźć się w nowej roli.

Magda: A jak wyglądały początki? Bo nawet jeśli masz doświadczenie w komunikacji, wejście do nowej organizacji to przecież zupełnie inna historia.

Olga: Na początku, kiedy wchodzisz do firmy, chcesz pokazać, że znasz się na swojej pracy. Chcesz udowodnić, że zatrudnienie cię było dobrą decyzją. I często sama dokładasz sobie oczekiwań. Dlatego jedną z najlepszych rad, jakie wtedy dostałam od kolegi, było:

"Daj sobie rok"

Początkowo myślałam, że w ciągu tego roku powinnam mieć  już wszystko zaplanowane, zrealizowane i poukładane. Dopiero później zrozumiałam, że chodziło o coś innego. O czasu na poznanie organizacji, jej rytmu, ludzi i sposobu podejmowania decyzji. Czyli o zbudowanie relacji i zrozumienie, jak ta konkretna firma działa.

Kiedy zaczynałam drugi rok, miałam już zupełnie inną perspektywę. Byłam w stanie lepiej zaplanować ile czasu zajmują poszczególne zadania, gdzie wcześniej źle oszacowałam nakład pracy i czego mogę się spodziewać.

Magda: Myślę, że wiele osób pracujących w komunikacji zna tę presję. Chcemy szybko pokazać swoją eksperckość, dostarczyć rezultaty i udowodnić, że potrafimy dowieźć to, na co się umówiliśmy. A przecież posiadanie wiedzy z obszaru komunikacji to tylko część układanki, kolejną jest zrozumienie organizacji, tego jak firma funkcjonuje.

Olga: Dokładnie. Nie musisz od razu wszystkiego wiedzieć i umieć. Masz prawo zadawać pytania, uczyć się i sprawdzać, co działa. Jeśli jesteś nowa w roli solo, nie musisz w pierwszych miesiącach naprawić całej komunikacji w firmie. Najpierw poznaj kontekst. To nie jest strata czasu –  to część pracy.
‍

‍

Nie ma rozwiązań „kopiuj-wklej”

‍

W komunikacji wewnętrznej łatwo szukać gotowych odpowiedzi. Sprawdzonych kanałów, idealnego kalendarza komunikacji, formatu, który zawsze działa. Problem w tym, że każda organizacja ma własną dynamikę, kulturę i potrzeby.

Magda: Jak radziłaś sobie z wprowadzaniem nowych rozwiązań?

Olga: Trzeba testować. Inaczej nigdy się nie dowiesz, czy coś zadziała. Pracownicy mają różne preferencje, kadra menedżerska ma oczekiwania, a organizacje działają w różny sposób. To, co sprawdziło się w jednej firmie, może zupełnie nie zadziałać w drugiej.

Magda: Właśnie to jest piękno komunikacji wewnętrznej. Nie ma jednego zestawu rozwiązań, które można skopiować i wdrożyć wszędzie. Trzeba rozumieć kontekst, eksperymentować i sprawdzać, co faktycznie działa. Tyle że testowanie wymaga czasu. A kiedy jesteś jedyną osobą od komunikacji, łatwo wpaść w pułapkę: chcesz jednocześnie projektować, realizować, mierzyć efekty i obsługiwać wszystkie bieżące potrzeby.

Magda: I tu zaczyna się druga strona pracy solo. Jest taka scena z filmu Dzień świra Marka Koterskiego, która kojarzy mi się z rolą individual contributora w komunikacji wewnętrznej. Adaś Miauczyński mówi w niej:

‍„Jestem w proszku, w rozsypce. Wypalony, rozmontowany, śmiertelnie zmęczony. Chociaż niczego w życiu nie dokonałem, muszę przystanąć w biegu. Chociaż nigdzie nie dobiegłem i odpocząć. Odpocząć za wszelką cenę”.

‍

Zobacz fragment filmu 👇

‍

‍

Myślę, że to całkiem celny obraz tego, co może się wydarzyć, kiedy jesteś jedyną osobą odpowiedzialną za komunikację wewnętrzną. Z jednej strony masz dużą autonomię. Z drugiej – strategię, realizację, narzędzia, współpracę z liderami i dziesiątki bieżących potrzeb, które niekoniecznie chcą poczekać na swoją kolej. Możesz pracować od rana do wieczora, a mimo to mieć poczucie, że wciąż nie robisz wystarczająco dużo. Jak nie zwariować w takiej roli?

Olga: Jest takie zdanie, które usłyszałam od kogoś i które chcę zabrać ze sobą na całą karierę zawodową:

"Organizacja potrzebuje Cię w dobrej formie"

Jeśli pełnisz jednoosobową rolę w komunikacji wewnętrznej, organizacja potrzebuje właśnie Ciebie – ale nie w stanie ciągłego przeciążenia. Nie leży w jej interesie to, żebyś była przytłoczona pracą i miała poczucie, że niczego nie dowozisz, mimo że wkładasz w nią ogromny wysiłek. Osoby pracujące solo często są ambitne i przyzwyczajone do dużej odpowiedzialności. Kiedy nie dają rady zrobić wszystkiego, mogą uznać, że problem leży w nich, a nie w liczbie zadań. Dlatego ważna jest samoświadomość. Trzeba obserwować swoje reakcje i emocje, a jeśli pracy jest za dużo –  rozmawiać o tym z menedżerem. Warto otwarcie powiedzieć, ile zadań masz na liście, jakie są terminy i co realnie jesteś wstanie zrobić.

Magda: Myślę, że dużo zależy też od kultury organizacyjnej. Czy możesz powiedzieć, że pracy jest za dużo, czy rozmowa o zmianie priorytetów jest traktowana jako odpowiedzialne zarządzanie pracą, czy jako brak zaangażowania – nie wszędzie jest to dobrze odbierane. Indywidualne umiejętności zarządzania sobą nie zastąpią warunków organizacyjnych, w których da się dobrze pracować.

Olga: Ja w tym kontekście miałam dużo szczęścia, ale musiałam nauczyć się stawiania granic. Nie leży w mojej naturze odmawianie wykonania zadań, ale z czasem zrozumiałam, że trzeba oceniać, co jest możliwe do zrobienia. To, że odpowiadasz za cały obszar komunikacji, nie oznacza, że wszystkie zadania musisz wykonać samodzielnie. Ta myśl jest ważna szczególnie wtedy, gdy pracujesz solo i trudno ci odróżnić odpowiedzialność za komunikację od odpowiedzialności za każdą czynność, która się z nią wiąże.
‍

‍

Jednoosobowa rola nie oznacza, że pracujesz sama

‍

Kiedy jesteś jedyną osobą w komunikacji, łatwo wziąć na siebie również zadania, które mogłyby wykonać inne osoby. Przecież szybciej będzie napisać tekst samodzielnie, niż szukać eksperta, umawiać spotkanie, zbierać informacje i uzgadniać treść. Tyle że w ten sposób bardzo szybko stajesz się wąskim gardłem własnego obszaru.

Magda: Jak wyglądało u Ciebie budowanie współpracy z innymi osobami w organizacji?

Olga: Miałam dużo szczęścia, bo pracowałam z ludźmi, którzy chętnie mnie wspierali. Czasami była to osoba siedząca biurko obok, a czasami ktoś na drugim końcu świata, kto wciągu piętnastu minut pomagał mi rozwiązać problem. Przygotowując projekt, wiedziałam, z którymi zespołami będę musiała współpracować. Przychodziłam z propozycją i mówiłam, jakiej pomocy potrzebuję. Osoby odpowiedzialne merytorycznie za dany temat angażowały swoich pracowników albo sami pracownicy zgłaszali chęć pomocy. Moja rola polegała na zadbaniu o spójność komunikacji, zrozumiały język i odpowiednie przygotowanie treści. Wiedza merytoryczna pozostawała po stronie osób, które najlepiej znały dany temat. Oczywiście wymagało to przygotowania i szanowania czasu innych ludzi. Jeśli masz z kimś piętnaście minut, warto dobrze się przygotować i wykorzystać spotkanie tak, żeby nie trzeba było wracać do każdej kwestii osobno.

Magda: Czyli nie musisz być ekspertką od wszystkiego. Twoją rolą jest połączyć wiedzę ludzi w organizacji i przełożyć ją na komunikację, którą odbiorcy zrozumieją.

Olga: Dokładnie. Dużo zależy od kultury organizacyjnej. Jeśli współpraca i wzajemna pomoc są czymś naturalnym, osobie pracującej solo jest dużo łatwiej. Miałam dobre warunki do rozwoju w tej roli i jestem tego świadoma. Ale nawet jeśli stanowisko jest jednoosobowe, praca nie powinna opierać się wyłącznie na jednej osobie.

Magda: Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto pamiętać: skuteczność komunikacji wewnętrznej nie jest wyłącznie odpowiedzialnością osoby, która się nią zajmuje. Możesz odpowiadać za strategię, planować działania, koordynować kanały i dbać o jakość komunikatów, ale nie masz samodzielnego wpływu na wszystko, co decyduje o tym, czy komunikacja działa. Potrzebujesz dostępu do informacji, zaangażowania liderów, współpracy ekspertów i wsparcia menedżerów w ustalaniu priorytetów. Organizacja nie może oczekiwać, że jedna osoba zbuduje skuteczny system komunikacji, jeśli jednocześnie nie zapewnia jej warunków do jego rozwijania. Odpowiedzialność za komunikację może być przypisana do jednej roli, ale odpowiedzialność za jej skuteczność powinna być współdzielona.
‍

‍

Priorytety zamiast ciągłego gaszenia pożarów

‍

„Pilne” to jedno z tych słów, które w komunikacji wewnętrznej potrafią znaczyć niemal wszystko. Pilny komunikat, pilna prezentacja, pilne wsparcie lidera. A przecież nie każda prośba ma taką samą wagę i nie każda musi zostać zrealizowana natychmiast.

Magda: Jak decydowałaś, co rzeczywiście trzeba zrobić, a co może poczekać?

Olga: Bardzo pomogło mi poznanie rytmu organizacji. Po pierwszym roku lepiej wiedziałam, jakie wydarzenia i projekty będą się powtarzać, co jest najważniejsze i ile czasu potrzebuję na poszczególne działania. Pomagał mi plan na cały rok. Dzięki temu mogłam uporządkować wydarzenia i działania, a kiedy pojawiały się nowe prośby, odwoływać się do ustalonych priorytetów. Kiedy ktoś przychodził z pilnym tematem, zadawałam pytania. Czasem okazywało się, że komunikat wcale nie jest gotowy, bo potrzebne są dodatkowe uzgodnienia. Ważna była również współpraca z menedżerami i świadomość, że niektóre zadania można przesunąć, jeśli nie są krytyczne. Nie chodzi o to, żeby od pierwszego dnia odmawiać wszystkim. Najpierw trzeba poznać organizację, a potem świadomie ustalać priorytety.

Magda: A co z perfekcjonizmem? W komunikacji łatwo uznać, że każdy mail musi być dopracowany, prezentacja idealna, a newsletter kompletny.

Olga: Musiałam zmienić swoje podejście. Dobrym przykładem są newslettery, które początkowo próbowałam przygotowywać co miesiąc. Szybko okazało się, że to ogrom pracy. Trzeba zebrać materiały od różnych osób, przepracować treści i wszystko skoordynować. Zmieniłam częstotliwość na kwartalną, ale później okazało się, że nawet to nie zawsze było możliwe. Musiałam zadać sobie pytanie: czy naprawdę jestem w stanie robić to regularnie? I czy newsletter jest najważniejszym kanałem, dzięki któremu dotrę do pracowników? Nie wszystko, co wydaje się obowiązkowe, rzeczywiście musi być realizowane w ten sam sposób. Trzeba oceniać, czy nakład pracy jest adekwatny do efektu.

Magda: W pracy solo nie da się być wszędzie jednocześnie. Jeśli próbujesz robić wszystko perfekcyjnie, możesz nie mieć czasu na działania, które mają największy wpływ na organizację. Czasem największą oznaką profesjonalizmu nie jest dopracowanie kolejnego materiału, ale świadoma decyzja, z czego rezygnujesz — i dlaczego.
‍

Między balkonem a dancefloorem

‍

Jest jeszcze jedna pułapka, którą dobrze opisuje metafora balkonu i danceflooru. Balkon to perspektywa strategiczna: patrzysz na organizację z góry, analizujesz, planujesz i decydujesz, w jakim kierunku powinna iść komunikacja. Dancefloor to codzienna realizacja: pisanie, uzgodnienia, organizowanie, publikowanie i dopinanie projektów.

Magda: Pamiętam, jak jeden z moich przełożonych zapytał mnie kiedyś, gdzie jestem częściej – na balkonie czy na dancefloorze. Odpowiedziałam, że najczęściej na klatce schodowej między jednym a drugim 😂 Bo właśnie tak często wygląda praca solo. Wiesz, że powinnaś mieć czas na strategię, ale bieżące zadania nieustannie cię wciągają. Chcesz budować system komunikacji, a kończysz dzień na przygotowywaniu ogłoszenia.

Olga: Dlatego trzeba świadomie planować pracę i rozmawiać o tym, co jest możliwe do zrealizowania. Jeśli przez długi czas działasz wyłącznie operacyjnie, trudno będzie ci zadbać o strategiczne elementy komunikacji. Nie chodzi o to, że nie należy wykonywać bieżących zadań. Chodzi o to, żeby nie zakładać, że można bezkońca zwiększać tempo i jednocześnie utrzymywać ten sam poziom jakości.

Magda: I właśnie dlatego warto rozmawiać z przełożonym o tym, co ma być priorytetem. Bo jeśli wszystko jest ważne, to w praktyce o kolejności decyduje ten, kto ostatni napisał na Teamsach. A to niekoniecznie jest najlepszy sposób zarządzania komunikacją.
‍
‍

Co daje praca solo?

‍

Magda: Nie chcę, żeby z tej rozmowy wynikało, że praca solo to wyłącznie przeciążenie, frustracja i walka o przetrwanie. Dla wielu osób to również szansa na rozwój, dużą samodzielność i bliski kontakt z biznesem. Jakie korzyści widzisz w pracy w jednoosobowej roli?

Olga: To doświadczenie bardzo mnie rozwinęło. Poszerzyłam perspektywę i lepiej zrozumiałam biznes. Miałam dużą samodzielność, mogłam proponować rozwiązania i brać odpowiedzialność za sposób prowadzenia komunikacji. Ta rola uczy też współpracy z różnymi osobami i zespołami. Musisz budować relacje, szukać wsparcia, rozumieć potrzeby interesariuszy i przekładać je na działania komunikacyjne. Jednocześnie dużo zależy od warunków, w których pracujesz. Samodzielność może być szansą na rozwój, ale jeśli oznacza brak wsparcia, nierealne oczekiwania i odpowiedzialność bez możliwości wpływu, staje się dużym obciążeniem.

Magda: To ważne, żeby odróżniać jedno od drugiego. Samodzielność daje przestrzeń do działania, ale nie powinna oznaczać, że masz odpowiadać za wszystko bez odpowiednich zasobów, informacji i wsparcia.
‍
‍

Co poradziłabyś osobie, która pracuje solo?

‍

Magda: Gdybyś miała zacząć tę rolę od nowa, zrobiłabyś coś inaczej? I co doradziłabyś osobie, która właśnie zaczyna pracę solo albo od dłuższego czasu jest w takiej sytuacji?

Olga: Przede wszystkim dałabym sobie czas. Nie próbowałabym od razu wszystkiego zmieniać. Poznałabym organizację, ludzi, jej rytm i sposób działania. Poszukałabym też osób, które mogą być wsparciem merytorycznym, ale po prostu będą obok. Nie muszą sprawdzać moich treści ani odpowiadać za komunikację. Czasami wystarczy ktoś, kto wysłucha, pomoże spojrzeć na problem z innej strony albo zaprosi na kawę i pozwoli na chwilę odetchnąć. Takie relacje są bardzo ważne. Pomagają dobrze czuć się w organizacji i zachować energię do działania. A Ty co byś zrobiła inaczej?

Magda: Dodałabym do tego trzy rzeczy.

Po pierwsze, rozmawiaj z przełożonymi o swoich celach i priorytetach. Nie tylko o tym, co trzeba zrobić tu i teraz, ale również o tym, co chcesz rozwijać i jakie fundamenty komunikacji warto zbudować.

Po drugie, pokazuj wpływ swojej pracy na biznes. Nie zakładaj, że wszyscy widzą, ile wysiłku wymaga przygotowanie dobrego procesu komunikacji i jakie przynosi on efekty.

Po trzecie, nie czekaj, aż będziesz mieć wszystko poukładane, żeby zacząć szukać wsparcia. Wymiana doświadczeń z innymi komunikatorami może pomóc ci szybciej znaleźć rozwiązanie, ale też po prostu przypomnieć, że nie tylko ty mierzysz się z takimi wyzwaniami.
‍

Możesz pracować solo. Nie musisz rozwijać się w pojedynkę

‍

Praca solo w komunikacji wewnętrznej nie musi oznaczać, że ze wszystkimi wyzwaniami musisz radzić sobie sam*. Dlatego stworzyłam Comms Besties – społeczność osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną. To miejsce, w którym możesz porozmawiać o trudnych sytuacjach zawodowych z ludźmi, którzy naprawdę rozumieją specyfikę tej pracy. Skonsultować pomysł, skonfrontować swoje podejście, skorzystać z doświadczeń innych i znaleźć rozwiązania, których nie musisz wymyślać od zera.

Nie musisz już być jedyną osobą w firmie, która rozumie, na czym polega komunikacja wewnętrzna.

Jeśli chcesz dołączyć do Comms Besties zapisz się na listę zainteresowanych. Dzięki temu jako pierwsz* otrzymasz informację o kolejnym naborze i dołączysz do społeczności, w której nie musisz tłumaczyć od podstaw, dlaczego komunikacja to coś więcej niż wysyłanie maili.

‍

👉Raport Gallagher Employee Communications Report

‍

Dane z raportu, o których mowa na początku wywiadu