Pierwszy kwietnia - w komunikacji wewnętrznej dzień zwykle omijany szerokim łukiem, zaznaczany w kalendarzach na czerwono jako ten, w którym nic ważnego się nie komunikuje, właśnie z obawy przed odebraniem komunikacji jako żart.
Pamiętam jak dziś ogłoszenie zmian personalnych na dyrektorskim poziomie, które zostało wysłane 1 kwietnia. Zmiana personalna była nieoczekiwana i na tyle kontrowersyjna, że pracownicy chodzili po biurze w popłochu i zastanawiali się, czy to nie żart. Byłam wtedy asystentką, a jak wiadomo sekretariat to trochę jak konfesjonał, więc co się nasłuchałam to moje i zapamiętałam wpadkę na tyle dobrze, żeby nie powielać tego błędu zajmując się komunikację wewnętrzną parę lat później.
Dlatego, kiedy przygotowywałam plan komunikacji programu Bike2Work w TechnipFMC, odradziłam stanowczo komunikację programu 1. kwietnia i zasugerowałam jego start dzień wcześniej. Tak też się stało. Wiadomość mejlowa oraz plakaty informujące o Bike2Work – czyli o programie rowerowym polegającym na angażowaniu pracowników do przyjazdów do pracy na rowerze – wyszły dzień wcześniej i wszyscy je wzięli na zupełnie poważnie.
Czy to wystarczyło, żeby pierwszy kwietnia mieć pod komunikacyjną kontrolą? Nic z tych rzeczy.
Kiedy przyjechałam do pracy – na rowerze rzecz jasna! – w mojej skrzynce mejlowej czekała informacja zwrotna na temat plakatów, które powiesiłam dzień wcześniej.
- Treść na plakatach jest obraźliwa. Nasi pracownicy poczuli się urażeni. Prosimy o ich usunięcie.
Szok i niedowierzanie. Serce waliło mi jak młot i dosłownie czułam jak siwieją mi włosy.
- Jak to? Treść jest obraźliwa? Przecież tam nie ma nic obraźliwego... – wydukałam do siebie.
Ale jak kryzys to kryzys, więc ledwo zeszłam z roweru, musiałam odpalić wrotki i polecieć czym prędzej do General Managera, HRu i przedstawicieli pracowników opowiedzieć o tym, co się wydarzyło i podjąć kolejne kroki.
Po długiej analizie każdego słowa z plakatu stwierdziliśmy, że treść zostaje w niezmienionej formie. Fakty były takie, że żadne słowo w wymyślonym sloganie nie było obraźliwe. Najgrzeczniej jak tylko potrafiłam odpisałam na poranną wiadomość wykorzystując wszelkie znane mi modele udzielania informacji zwrotnej. Pamiętam, że napisanie tej wiadomości pochłonęło całkiem sporo mojego czasu, bo chciałam mieć pewność, że będę dobrze zrozumiana. Kliknęłam „wyślij” w nadziei, że kryzys zostanie zażegnany.
Co dostałam w odpowiedzi?
- Prima Aprilis!!! Dobrego dnia życzą pracownicy Global Engineering 😃
Mój gromki śmiech było słychać w całym biurze.
Całą korespondencję o obraźliwych plakatach wydrukowałam i powiesiłam w kuchniach, żeby o tym genialnym żarcie dowiedzieli się wszyscy pracownicy. Dzięki temu zabiegowi o programie Bike2Work dowiedzieli się absolutnie wszyscy w firmie. Mało tego, niektórzy serio zaczęli się dopatrywać obraźliwości 😃
O Bike2Work
Program polegał na angażowaniu pracowników do jazdy na rowerze do pracy, a firma za każdy przyjazd wypłacała symboliczną kwotę. Ten projekt to jeden z najprzyjemniejszych, jakie realizowałam w swojej komunikacyjnej karierze z dwóch powodów:
- Po pierwsze dlatego, że zaplanowałam i zrealizowałam cały koncept komunikacyjny od struktury, planu po koncept kreatywny.
- Po drugie wspaniałe było to, że pomysł na stworzenie tego programu wyszedł od samych pracowników. Inicjatywa została zgłoszona pod dyskusję przez przedstawicieli pracowników i otrzymała budżet z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pomysłodawcy stworzyli regulamin programu, który został zaakceptowany przez HR oraz przedstawicieli pracowników i mogliśmy ruszać z komunikacją.
Ważnym elementem komunikacji programu okazały się co miesiąc publikowane statystyki, pokazujące, którzy pracownicy byli najbardziej aktywni. Ten element rywalizacji idealnie podkręcił zaangażowanie, a pracownicy każdego pierwszego dnia miesiąca wyczekiwali momentu publikacji statystyk z wypiekami na twarzy. Dzięki statystykom program komunikowany był na bieżąco bez konieczności wykorzystywania narzędzi push i nachalnych przypominajek, a element grywalizacji naturalnie zachęcał do udziału kolejne osoby.
Bike2Work realizowałam pracując w strukturach lokalnych, dlatego ogromnym sukcesem była krótka wzmianka o programie w globalnym magazynie, który był wydawany kwartalnie na papierze. Duma milion! 😁
Prima Aprilis może być świetnym narzędziem do wzmocnienia komunikacji
Może też być genialnym sposobem na przygotowanie czegoś niestandardowego i kreatywnego. Jednak takie kampanie muszą mieć konkretny cel, robienie ich dla zabawy to moim zdaniem niewykorzystany potencjał.
A jakie są Wasze doświadczenia? Wykorzystujecie Prima Aprilis do działań komunikacyjnych? A może macie jakieś wspomnienia z tym związane? Na moim blogu nie ma możliwości komentowania, ale czytam i odpowiadam na każdy mejl.
Dołącz do jedynej takiej społeczności
Comms Besties to miejsce wsparcia i rozwoju dla osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną w firmach.
